Functieomschrijving:

Managementsecretaresse M&O

Tarief: € 40,32 – € 50,00 per uur

Uren per week: 16 uur

Startdatum: 21 september

Werklocatie: Hybride

Deadline aanleveren kandidaten: 4 september

Wil jij je talent inzetten voor een duurzame en toekomstbestendige drinkwatervoorziening?

Iedere dag 1 miljard liter drinkwater van topkwaliteit winnen, zuiveren en leveren is een uitdaging van formaat. Vooral als je dat duurzaam wilt doen, met oog voor de belangen van mens, natuur en maatschappij. Vitens heeft zichzelf tot doel gesteld om voor 2030 elke druppel duurzaam te maken.

Wat doet een managementsecretaresse bij Vitens?

In deze parttime rol van 16 uur per week maak je onderdeel uit van team Organisatie Support binnen Mens & Organisatie (M&O). Vanuit dit team ondersteun je de Directeur M&O en het MT M&O op secretarieel en administratief gebied.

Je werkt 6 uur op maandag, 3 uur op dinsdag en 3 uur op donderdag. De overige 4 uur kun je flexibel over de week verdelen.

Hybride werken is mogelijk. Op maandag wordt op kantoor gewerkt in verband met het MT. De overige dagen kan de functie hybride worden ingevuld.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van de agenda van de Directeur M&O.
• Het ondersteunen van het MT M&O bij secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Het organiseren en plannen van vergaderingen, opleidingen, sollicitatiegesprekken, bijeenkomsten en workshops.
• Het ondersteunen bij organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom projecten, waaronder het voorbereiden van projectoverleggen, het verzamelen en verwerken van projectinformatie en het verzorgen van stukken en rapportages.
• Het verzorgen van communicatie rondom afdelingszaken, voornamelijk digitaal via bijvoorbeeld Teams, Outlook en SharePoint.
• Het ondersteunen van het MT bij de voorbereiding en organisatie van bijvoorbeeld afdelingsbijeenkomsten.
• Het ondersteunen bij het inzichtelijk en overzichtelijk houden van M&O-projecten en lopende werkzaamheden.

Opdrachtresultaat

Het doel van de opdracht is om de Directeur M&O en het MT M&O optimaal te ontzorgen in de dagelijkse ondersteuning. Je beheert de agenda's, zorgt dat afspraken en bijeenkomsten goed worden voorbereid en draagt bij aan overzicht in de verschillende lopende werkzaamheden en projecten binnen M&O.

Omdat je binnen een HR-afdeling werkt, is zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie van groot belang. Daarnaast is het belangrijk dat je goed kunt omgaan met hectiek en snel kunt schakelen wanneer prioriteiten veranderen.

Aanleiding tijdelijke inzet

De tijdelijke inzet is nodig vanwege onduidelijkheid over het voortbestaan van de afdeling en het ontbreken van interne capaciteit. Daarom zoeken we tijdelijk versterking voor de ondersteuning van de Directeur M&O en het MT M&O.

Wat breng je mee aan kennis en vaardigheden?

Als ervaren managementsecretaresse plus weet je zelfstandig je weg te vinden binnen een dynamische omgeving. Je plant en organiseert je werkzaamheden zelf, stelt prioriteiten en houdt overzicht. Je schakelt makkelijk tussen de Directeur M&O, de leden van het MT M&O en andere collega’s binnen de afdeling.

Je bent energiek en flexibel en hebt een positieve en leergierige instelling. Je neemt initiatief, werkt nauwkeurig en kunt goed zelfstandig werken. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners en behoudt daarbij het overzicht.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• MBO 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning.
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met verschillende programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
• Je kunt goed plannen en organiseren en weet zelfstandig prioriteiten te stellen.
• Je communiceert makkelijk met verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
• Je bent in staat om overzicht te bewaren in een dynamische omgeving waarin veel tegelijk speelt.
• Je hebt affiniteit met het inzetten van AI-tools, bijvoorbeeld voor het maken van transcripties en het ondersteunen van administratieve werkzaamheden.

Team Organisatie Support

Je komt te werken binnen team Organisatie Support. Binnen dit team komen verschillende ondersteunende functies binnen M&O samen, waaronder procesmanagement, data en rapportages, personeelsadministratie, salarisadministratie en het secretariaat. Vanuit Organisatie Support ondersteunen we M&O bij een goede en professionele uitvoering van de dienstverlening.

M&O richt zich op het aantrekken, behouden, ontwikkelen en belonen van medewerkers. Samen zorgen we ervoor dat de juiste mensen op de juiste plek kunnen werken en bijdragen aan de ambities van Vitens.

Selectieprocedure

Er worden maximaal 3 kandidaten uitgenodigd voor een gesprek.

Op maandag 7 en dinsdag 8 september vindt de voorselectie plaats. De gesprekken kunnen digitaal plaatsvinden en staan gepland op 8 en 9 september.

De beoogde startdatum is 21 september.