Functieomschrijving:

Medewerker Academy

Opdrachtomschrijving

Als Medewerker Academy ondersteun je de dagelijkse uitvoering van de leer- en ontwikkelactiviteiten binnen de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor een correcte en efficiënte verwerking van opleidingsgegevens, certificeringen en trainingsadministratie. Met jouw nauwkeurige en gestructureerde werkwijze zorg je ervoor dat administratieve processen soepel verlopen en medewerkers tijdig de juiste ondersteuning ontvangen.

De focus van de opdracht ligt op de dagelijkse operationele werkzaamheden binnen de Academy. Door deze werkzaamheden over te nemen, ontlast je het huidige team en ontstaat er meer ruimte om zich te richten op de verdere ontwikkeling en professionalisering van de Academy.

Taken en verantwoordelijkheden

1. Opleidings- en certificeringsadministratie

• Verwerken en registreren van certificaten in personeelsdossiers en SAP SuccessFactors.

• Afhandelen van certificaataanvragen via Jira.

• Verzorgen van communicatie over behaalde certificaten richting medewerkers.

• Bewaken van de kwaliteit, actualiteit en volledigheid van opleidings- en certificeringsgegevens.

2. Trainingscoördinatie

• Verwerken en beheren van aan- en afmeldingen voor trainingen en opleidingen.

• Afstemmen van trainingen met interne en externe betrokkenen, zoals opleiders, locatiebeheerders en teammanagers.

• Ondersteunen bij de planning, organisatie en administratieve afhandeling van trainingen.

• Verzorgen van tijdige en correcte communicatie richting deelnemers en andere betrokkenen.

3. Ondersteuning van trainers en opleiders

• Organiseren en beheren van toegangsrechten en faciliteiten voor trainers en opleiders.

• Coördineren van facilitaire ondersteuning, waaronder catering, vergaderruimtes en lunchvoorzieningen.

• Fungeren als aanspreekpunt voor operationele vragen rondom trainingen en opleidingsactiviteiten.

Kennis, ervaring en competenties

• Bij voorkeur ervaring met administratieve werkzaamheden. Dit is geen harde eis; ook starters met circa 0 tot 3 jaar werkervaring worden uitgenodigd om te reageren.

• Ervaring met opleidingsadministratie is een pré, maar geen vereiste.

• Ervaring met systemen zoals Jira en SAP SuccessFactors is mooi meegenomen, maar niet noodzakelijk. De systemen kunnen in de praktijk worden aangeleerd.

• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt oog voor detail.

• Je bent organisatorisch sterk en kunt goed plannen, prioriteiten stellen en overzicht bewaren.

• Je hebt een klantgerichte en servicegerichte houding.

• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen.

Ureninzet en meerwaarde voor de organisatie

De opdracht omvat 30 tot 36 uur per week, waarbij een lichte voorkeur bestaat voor een inzet van 36 uur.

Binnen het huidige team wordt op dit moment veel tijd besteed aan administratieve werkzaamheden. Door deze werkzaamheden onder te brengen bij een extra medewerker Academy, kan het team deze tijd benutten voor de verdere ontwikkeling van de Academy.

Hierdoor ontstaat meer ruimte voor onder andere:

• De verbetering en professionalisering van de Academy;

• De ontwikkeling en implementatie van nieuwe leerlijnen;

• De onboarding van nieuwe afdelingen binnen het leerlandschap;

• De optimalisatie en digitalisering van leerprocessen;

• Strategische projecten, zoals de Serious Game en de verdere borging van leiderschapsontwikkeling.

De nieuwe medewerker richt zich primair op de dagelijkse operationele ondersteuning. Een inzet van 36 uur heeft de voorkeur, omdat dit het team meer ontlast dan een inzet van 30 uur.

Praktische voorwaarden

• Gewenste startdatum: 9 november 2026

• Uren per week: 30 tot 36 uur, met een lichte voorkeur voor 36 uur.

• Werklocatie: Zwolle.

• Werkwijze: Hybride werken is mogelijk, waarbij wordt verwacht dat de medewerker 2 tot 3 dagen per week op kantoor in Zwolle werkt.

• Maximaal uurtarief: € 65,-.

Selectieprocedure

De voorkeur gaat uit naar een geschikte kandidaat die op korte termijn kan starten en het team snel kan ondersteunen bij de dagelijkse werkzaamheden.

De beoordeling van kandidaten en eventuele gesprekken kunnen op korte termijn worden ingepland. Het liefste worden de gesprekken al ingepland in de week van 19 oktober.