Functieomschrijving:

Projectopdracht

Project – Verdere uitvoering WTTA (o.a. urenschrijven, inrichting portaal) en adviseur uitzendaanbesteding     

Projectnaam: Verdere uitvoering (WTTA)

Domein: Mens & Organisatie

Projecttype: Beleidsontwikkeling (organisatie breed)

Status: Uitvoering en verbeterfase

1. Opdrachtgever en governance

• Projecteigenaar: Teammanager Advies & Expertise M&O
• Projectleider: Projectleider WTTA / Adviseur Uitzenden
• Besluitvormend overleg:
  • MT M&O
  • Juridische Zaken
  • Inkoop/ contractmanagement
  • Digitalisering
  • Finance
• PMO‑afstemming: PMO M&O/ RCT Digitalisering/ ECIU

Afstemming: Dit project is een vervolg op het project WTTA, aangevuld met doorontwikkeling van het ECIU.

2. Aanleiding en context

Wet- en regelgeving rondom gelijke beloning (WTTA) stelt eisen aan de wijze waarop organisaties beloning vaststellen en inrichten voor extern van professionals (ECIU, C8, leveranciers).

Vitens heeft behoefte aan:

• Uitvoeren van de wettelijke eisen;
• helderheid over risico’s en compliance;
• ondersteuning/ advisering bij de uitzendaanbesteding (o.a. urenregistratie, kostprijstopbouw) 

3. Doelstelling

Het ontwikkelen en inrichten van een duurzaam ECIU/C8 portaal waarmee Vitens:

• voldoet aan wet- en regelgeving;
• duidelijke kaders heeft voor verwerking van uren en declaraties van de externe professionals;
• beoordelen hoe de arbeidsvoorwaarden worden toegepast, verwerkt/ betaald en gecontroleerd.

4. Beoogde resultaten en deliverables

1. Het portaal functioneel (WTTA-Proof) is ingericht, getest en opgeleverd en aansluit bij de behoeften van de verschillende gebruikersgroepen.
2. Gebruikers hun werkzaamheden (via het portaal) foutloos, efficiënt en gebruikersvriendelijk kunnen uitvoeren.
3. De processen, rollen en verantwoordelijkheden rondom verwerking helder zijn ingericht.
4. Betrokken stakeholders adequaat worden begeleid en geadviseerd bij vraagstukken rondom uitzenden/ gelijke waardige beloning.
5. De benodigde kennis, werkwijzen en afspraken zijn overgedragen en geborgd binnen de organisatie.

5. Projectfasering en mijlpalen

De fasen lopen deels parallel. Fase 1 sluit aan op de go-live van de single-tenantomgeving (1 april 2027); fase 3 start direct, gezien de contractering van uitzenders in mei 2027.

Fase 1 – Urenschrijven (01 januari 2027 – 1 april 2027)

• Analyse van het huidige uren- en declaratieproces van externe professionals binnen ECIU/C8 en toetsing aan de eisen uit de WTTA en gelijkwaardige beloning (o.a. vastleggen van gewerkte uren, overwerk, onregelmatigheids- en reisuren conform de Cao Waterbedrijven).
• Inrichten en testen (functionele test en gebruikersacceptatietest met ECIU, externe professionals en leveranciers), inclusief werkinstructies en communicatie richting gebruikers.
• Opstellen en of aanvullen richtlijn inzake beleid urenschrijven.

Mijlpaal 1: Urenschrijven is WTTA-proof ingericht, getest en door de gebruikersgroepen geaccepteerd, en gaat live met de single-tenantomgeving per 1 april 2027.

Fase 2 – Koppelingen (maart 2027 – juni 2027)

• In kaart brengen van de datastromen en benodigde koppelingen tussen het portaal en omliggende systemen: SAP (Finance: facturatie, kostenplaatsen/projectnummers), HR/IAM (in- en uitstroom, toegang) en de backoffice van leveranciers (loonverwerking op basis van geaccordeerde uren).
• Specificeren en end-to-end testen van de koppelingen samen met Finance, Digitalisering en Circle 8/Nétive, inclusief dienstverleningsafspraken, informatiebeveiliging en AVG (verwerkersafspraken).
• Inrichten van structurele controles en rapportages, zoals de aansluiting uren–factuur–betaling leverancier en Vitens.

Mijlpaal 2: De koppelingen zijn operationeel; het proces van urenregistratie tot accordering, facturatie en betaling is sluitend, controleerbaar en vastgelegd in processen, rollen en verantwoordelijkheden (RACI).

Gereed: juni 2027.

Fase 3 – Uitzenden (contractering uitzenders Mei 2027)

• Advisering bij het opstellen van de aanbestedingsstukken: eisen ten aanzien van WTTA-toelating (verplicht vanaf 1 januari 2027), gelijkwaardige beloning (art. 8 Waadi), transparante kostprijsopbouw (beloning, werkgeverslasten, marge), rol uitzenders en urenregistratie via het portaal.
• Ondersteuning bij de beoordeling van inschrijvingen, met name de financiële analyse van tarieven en kostprijsopbouw en contractvoorwaarden
• Migratie van uitzenden: aansluiten van de gegunde uitzenders op het portaal, overdracht van kennis en werkwijzen aan de lijnorganisatie en evaluatie van het project.

Mijlpaal 3: Uitzendcontracten zijn gegund en getekend (mei 2027); de gegunde uitzenders zijn aangesloten op het portaal en het beheer is overgedragen aan de lijnorganisatie. Gereed: 1 september 2027.

6. Stakeholders

• M&O (incl. beloningsexpertise)
• Contractmanagement
• ECIU
• C8/ VMS Nétive
• Leveranciers
• Juridische Zaken
• Finance
• Digitalisering

7. Capaciteit en expertise

• Indicatieve inzet projectleider: 24 uur per week.
• Vereiste expertise:
  • beloning & staffingmarkt;
  • arbeidsrecht / inlenersbeloning;
  • financieel‑analytisch;
  • systeeminrichting (o.a. Netive);
  • sterk stakeholdermanagement.